1. Stranki in predmet
Ta pogodba po členu 28 Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) velja med podjetjem, ki se registrira v RIFLEET (upravljavec), in TRANS ER d.o.o., Zgornje Škofije 13F, 6281 Škofije, Slovenija (obdelovalec). Sklenjena je s potrditvijo ob registraciji in je sestavni del pogojev uporabe.
Predmet je obdelava osebnih podatkov, ki jih upravljavec vnese v RIFLEET za vodenje voznega parka, voznikov, dokumentov, rokov in stroškov.
2. Vrste podatkov in posamezniki
Posamezniki: zaposleni vozniki in uporabniki upravljavca.
Podatki: identifikacijski in kontaktni podatki, datum rojstva, podatki in skeni vozniških dovoljenj, kartic voznika, kode 95, ADR in zdravniških spričeval, odsotnosti in dopusti, revizijska sled sprememb. Posebnih vrst osebnih podatkov (npr. zdravstvenih diagnoz) upravljavec v RIFLEET ne vnaša.
3. Obveznosti obdelovalca
Obdeluje podatke samo po dokumentiranih navodilih upravljavca, ki so podana z uporabo funkcij aplikacije.
Zagotavlja, da so osebe z dostopom zavezane k zaupnosti.
Izvaja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe (točka 6).
Upravljavcu pomaga pri odgovarjanju na zahteve posameznikov in pri ocenah učinka.
Upravljavca brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v 48 urah po odkritju, obvesti o kršitvi varnosti osebnih podatkov.
Upravljavcu omogoči preverjanje skladnosti s to pogodbo.
4. Podobdelovalci
Upravljavec dovoljuje uporabo naslednjih podobdelovalcev. O novih podobdelovalcih ga obdelovalec obvesti vsaj 30 dni vnaprej, upravljavec pa lahko ugovarja in pogodbo odpove.
- Supabase Inc.: Podatkovna baza, prijava uporabnikov in hramba dokumentov (EU (Frankfurt, Nemčija))
- Cloudflare, Inc.: Gostovanje spletne aplikacije in dostava vsebin (Globalno omrežje, standardne pogodbene klavzule EU)
- OpenAI, L.L.C.: Branje skeniranih dokumentov in pomočnik »Pomoč« (samo ob uporabi teh funkcij) (ZDA, standardne pogodbene klavzule EU)
- GitHub, Inc.: Šifrirane nočne varnostne kopije (hramba 30 dni) (ZDA, standardne pogodbene klavzule EU)
5. Prenos v tretje države
Podatkovna baza je v EU. Pri podobdelovalcih zunaj EU se prenos izvaja na podlagi standardnih pogodbenih klavzul Evropske komisije oziroma okvira EU-ZDA za zasebnost podatkov.
6. Tehnični in organizacijski ukrepi
- ločenost podatkov podjetij s pravili na ravni vrstic (RLS) in zasebno hrambo dokumentov po podjetjih,
- vloge uporabnikov (lastnik, upravitelj voznega parka, uporabnik) in omejen dostop do stroškov,
- šifriran promet (HTTPS) in šifrirane varnostne kopije (AES-256), samodejno preverjene z obnovo,
- revizijska sled vseh sprememb in 30-dnevni koš za povrnitev izbrisanih zapisov,
- potrditev pred vsakim brisanjem podatkov.
7. Trajanje in vračilo podatkov
Pogodba velja, dokler upravljavec uporablja storitev. Po prenehanju obdelovalec na zahtevo upravljavca podatke izvozi in jih v 30 dneh izbriše, vključno z varnostnimi kopijami ob njihovem rednem poteku, razen če zakon zahteva hrambo.
8. Kontakt
Vprašanja in obvestila v zvezi s to pogodbo: info@trans-r.si.